Habilidades para Ger ...

 

 

Habilidades de Supervisión

 

SUPERVISOR

El termino supervisor se aplica en todos los niveles de la administración a quienes dirigen las actividades de otros. Pero se ha vuelto costumbre aplicarlo sólo a las personas de los niveles inferiores de la jerarquía administrativa.

El supervisor es un elemento clave dentro de cualquier organización. De él depende la calidad del trabajo, el rendimiento, la moral y el desarrollo de buenas actitudes por parte de los trabajadores. El supervisor dirige y evalúa el trabajo y conoce a todos los trabajadores.

El supervisor moderno ha dejado de ser operador y el líder nato del grupo para convertirse en un especialista del comportamiento humano, en lo que concierne a la practica de la habilidad administrativa y de los aspectos técnicos de su cargo.

Características del Supervisor

Conocimiento del Trabajo: Esto implica que debe conocer la tecnología de la función que supervisa, las características de los materiales, la calidad deseada, losa costos esperados, los procesos necesarios, etc.

Conocimiento de sus Responsabilidades: Esta característica es de gran importancia, ya que ella implica que el supervisor debe conocer las políticas, reglamentos y costumbres de la empresa, su grado de autoridad, sus relaciones con otros departamentos, las normas de seguridad, producción, calidad, etc.

Habilidad Para Instruir: El supervisor necesita adiestrar a su personal para poder obtener resultados óptimos. Las informaciones, al igual que las instrucciones que imparte a sus colaboradores, deben ser claras y precisas.

Habilidad Para Mejorar Métodos: El supervisor debe aprovechar de la mejor forma posible los recursos humanos, materiales, técnicos y todos los que la empresa facilite, siendo critico en todo su gestión para que de esta manera se realice de la mejor forma posible, es decir, mejorando continuamente todos los procesos del trabajo.

Habilidad para Dirigir: El supervisor debe liderizar a su personal, dirigiéndolo con la confianza y convicción necesaria para lograr credibilidad y colaboración de sus trabajos.

Funciones del Supervisor

De manera muy general, se puede decir que todo supervisor tiene cuatro grandes funciones proyectar, dirigir, controlar y desarrollar.

Proyectar: Significa el programa o planificar el trabajo del día y establecer la prioridad y el orden, tomando en cuenta los recursos y el tiempo para hacerlo, de igual forma el grado de efectividad de sus colaboradores, así como la forma de desarrollar dicho trabajo dentro de su departamento, sin olvidar su relación con otras dependencias y los procedimientos alternos que deberá usar en casos de emergencia.

Proyectar en el corto, mediano y largo plazo, es uno de los pilares fundamentales para el éxito de cualquier supervisor.

Dirigir: Esta función comprende la delegación de autoridad y la toma de decisiones, lo que implica que el supervisor debe empezar las buenas relaciones humanas, procurando que sus instrucciones sean claras, especificas, concisas y completas, sin olvidar el nivel general de habilidad de sus trabajadores.

Tendrá que hacer ver a su personal el propósito del trabajo de cada uno de ellos y asignarles tareas que contribuyan a su propio desenvolvimiento. Por otro lado, la elaboración de planes de adiestramiento dirigidos al personal nuevo y antiguo en una responsabilidad ineludible de l supervisor. Con ello los llevara a los niveles de eficacia requeridos para el logro de los objetivos planteados.

La ayuda que pueda prestarles a sus colaboradores en la solución de sus soluciones traerá como consecuencia la implementación de una adecuada disciplina, ya que el entendimiento y la cooperación, hacen que las personas observen las normas porque comprende que estas son necesarias y útiles.

Generalmente, el descontento proviene de la imposibilidad de manifestarse, cuando no se escuchan las quejas y sugerencias de los empleados tarde o temprano estallara un conflicto violento.

Desarrollar: Esta función impone al supervisor la responsabilidad de mejorar constantemente a su personal, desarrollando sus aptitudes en el trabajo, estudiando y analizando métodos de trabajo y elaborando planes de adiestramiento para el personal nuevo y antiguo, así elevara los niveles de eficiencia de sus colaboradores, motivara hacia el trabajo, aumentara la satisfacción laboral, siendo consecuencia de todo esto, un trabajo de alta calidad y productividad.

Controlar: Controlar significa crear conciencia en sus colaboradores para que sean cada uno de ellos losa propios controladores de su gestión, actuando luego el supervisor como conciliador de todos los objetivos planteados. Supervisor implica controlar. El supervisor debe evaluar constantemente para detectar en que grado se esta obteniendo por el o por las dirección de la empresa. Generalmente deberá tomar acciones conjuntamente con sus colaboradores, con el fin de controlar y corregir las posibilidades desviaciones que se obtengan de acuerdo a lo proyectado en sus planes de acción.

Responsabilidades del Supervisor

Responsabilidad es hacerse cargo o rendir cuentas por ciertos actos determinados.

Responsabilidad y Autoridad

La responsabilidad y autoridad son dos aspectos inseparables de la buena supervisión. La responsabilidad sin la autoridad causa una gran frustración, se proporciona la obligación de hacer algo pero no la habilidad para hacerlo. Por su parte, la autoridad sin responsabilidad no sólo es irreal sino también antisocial.

Autoridad:

Es el derecho para actuar, mandar o exigir obediencia en virtud del cargo que se desempeña o el poder de actuar por otros.

La autoridad que se requiere para realizar las tareas del supervisor están determinados por las responsabilidades. Desde el momento en que se es responsable de realizar ciertas tareas, se sobreentiende que tiene la autoridad necesaria para realizarla.

 

Desempeño de las Autoridades como Supervisor

Los 4 recursos aceptables para desempeñar las tareas como supervisor son:

Actuar sin consultar: Con esto se sobreentiende que se ha establecido la autoridad del supervisor con anterioridad. Esta forma de actuar es aplicable a la mayoría de las decisiones que toma un supervisor.

Informar para que otro actué: Este recurso se utiliza cuando el control dela situación esta en manos de otros supervisor, grupo o departamento.

Informar para comunicar algo: Este es el recurso apropiado siempre y cuando se a necesario que la acción a tomar sea determinada o limitada para otra persona.

Actuar una vez que se ha consultado: Este recurso es utilizado por los supervisores cuando se presentan situaciones poco comunes o de importancia peculiar en que la autoridad del supervisor no ha sido definida debido a la particularidad del caso.

Clasificación de las Responsabilidades del supervisor

Para lograr un mejor desarrollo de las actividades diarias, se pueden clasificar las “responsabilidades” en tres grupos:

• Responsabilidad administrativas;

• De instrucción y,

• De supervisión.

  
  

 

Responsabilidades administrativas

Antes de comenzar a tratar cada responsabilidad individualmente en ese grupo, es conveniente nombrarlas primeramente para poderles relacionar mejor:

planear su propio trabajo,

planear las tareas individuales de cada trabajador; y,

preparar informes y mantener récords.

Veamos a continuación cada clasificación en detalle.

Planear su propio trabajo: Tanto el planteamiento en si como el tiempo que ha de emplearse depende del individuo y de sus necesidades, la clase de operación que se supervisa, el numero de trabajadores a su cargo, la forma en que su propio supervisor se desempeña, y la naturaleza y extensión de la autoridad que se le ha dado como supervisor.

A continuación se presenta algunos puntos de vista al respecto que le ayudaran al supervisor a la hora de planear su trabajo.

Plan de trabajo: existen ciertas reglas que sirven de guía para planear el trabajo. Estas reglas harán el planteamiento mas efectivo.

• Planear los trabajos de larga duración además de los de corta duración. El planear los trabajos de larga duración. Las tareas serán mas fáciles si se coordina el trabajo de hoy con el de mañana y sucesivamente.

• Algunos supervisores se convierten en burócratas. Los trabajadores se percatan fácilmente de esta actitud negativa y sospechan que han hecho algo mal cuando el supervisor por fin se decide a revisar su trabajo.

• Siempre que surjan circunstancias especiales que requieran tareas o trabajos poco usuales, el supervisor debe ajustar temporalmente su plan de trabajo de acuerdo a las nuevas circunstancias y hacer los arreglos necesarios para que puedan disponer de tiempo para inspeccionar esas nuevas tareas.

• Debe prestarse atención al seleccionar las tareas que se van a delegar, es importante tener esto en cuenta para poder planear correctamente todo el trabajo.

• La supervisión es como los condimentos en la comida. Poco, o la cantidad necesaria, pero en el momento oportuno, es todo lo que se requiere.

 

Cumplimiento de las Responsabilidades

El supervisor competente debe conocerse exactamente cada una de sus responsabilidades, para poder establecer los objetivos. Afortunadamente hay responsabilidades básicas que se mencionan a continuación, comunes a todos los supervisores:

1.- Planear su propio trabajo;

2.- Planear el trabajo para asignar las tareas individuales de cada trabajador;

3.- Dirigir las operaciones de trabajo;

4.- Preparar informes y mantener records;

5.- Mejorara el rendimiento individual de cada trabajador ( se incluye el entrenamiento en el lugar de trabajo y el desarrollo de actitudes entre los trabajadores);

6.- Mantener el ambiente de trabajo saludable y seguro;

7.- Mantener buenas relaciones personales con los trabajadores;

8.-Ordenar, mantener adecuadamente e inspeccionar las herramientas y materiales de trabajo;

9.- Conocer las reglamentaciones y objetivos de la empresa (se incluye los acuerdos del sindicato u otras organizaciones); y,

10.- Conocer y administrar la política de la empresa en lo que concierne al ambiente de trabajo.

1.- Planear su Propio Trabajo.

Se deben conocer y entender completamente los limites de cada responsabilidad personal. Además, el supervisor debe aprender todo lo relacionado con su trabajo para poder distribuir tiempo de supervisión donde y cuando se le necesite.

2.- Planear el Trabajo para Asignar las Tareas Individuales de cada Trabajador.

Debe hacerse un planteamiento efectivo para cumplir los requerimientos establecidos de calidad del producto. Debe asignarse a cada trabajador la tarea que realice mejor. Tener en cuenta la seguridad, el desarrollo personal, los posibles efectos en otros grupos o departamentos, las posibilidades futuras y la resistencia de cada trabajador al stress físico, emocional y mental.

3.- Dirigir las Operaciones de Trabajo.

Para lograr este punto, es necesario que cada trabajador realice su tarea con la eficacia requerida. Esto implica dar ordenes, instrucciones y sugerencias al mismo tiempo que se brinda asistencia o ayuda personal si fuese necesario.

4.- Preparar Informes y Mantener Records;

Este punto contribuye mucho a crear en el superior inmediato una imagen concreta del supervisor y su trabajo. Todo supervisor debe preocuparse por preparar y mantener correctamente los informes y records de su departamento o sección. Deben mantenerse al día y presentarse los informes en la fecha requerida. La información de estos documentos debe ser correcta, precisa, legible y su significado comprensible.

5.- Mejorara el Rendimiento Individual de cada Trabajador.

Con el cumplimiento de este punto se debe lograr que cada trabajador realice su tarea en forma segura, rápida y de acuerdo a las especificaciones del trabajo. Teniendo en cuenta que el entrenamiento en el lugar de trabajo es parte inherente de una buena supervisión, todo supervisor debe conocer y usar los métodos de entrenamiento adecuados, establecer un programa de entrenamiento para cada trabajador y preparar el material necesario para dicho entrenamiento. Bajo este punto también se incluye el desarrollo de actitudes positivas entre los trabajadores.

6.- Mantener el Ambiente de Trabajo Saludable y Seguro.

El supervisor debe demostrar un interés personal por las condiciones físicas, mentales y emocionales de cada trabajador en su departamento o sección. Debe inculcarles hábitos de prevención de accidentes. Además debe planificar el trabajo para prevenir accidentes e integrar la seguridad con todas las demás operaciones de la planta.

7.- Mantener Buenas Relaciones Personales con los Trabajadores.

Esto significa que el supervisor debe llegar a conocer suficientemente a cada uno de los trabajadores, mantenerlos informados, escuchar sus sugerencias y actuar imparcialmente.

8.-Ordenar, Mantener Adecuadamente e Inspeccionar las Herramientas y Materiales de Trabajo.

Tanto las herramientas como los materiales de trabajo son de importancia vital para poder llevar a cabo las distintas operaciones de trabajo. El supervisor debe planificar adecuadamente la distribución y mantenimiento de herramientas y materiales cerciorándose que siempre se use la herramienta adecuada para cada trabajo particular. Para lograr esto es imprescindible un buen orden y para lograr un buen orden se requieren inspecciones adecuadas.

9.- Conocer las Reglamentaciones y Objetivos de la Empresa.

Indudablemente el supervisor que no sepa los reglamentos de la empresa no podrá hacerlos cumplir. Por ello es de primordial importancia que el supervisor conozca, aprenda y entienda todas las reglamentaciones.

10.- Conocer y Administrar la Política de la Empresa en lo que Concierne al Ambiente de Trabajo.

Las condiciones del ambiente de trabajo es un punto de importancia vital y el supervisor debe estar familiarizado con la política de la empresa así como los métodos administrativos de la misma relacionados con el ambiente de trabajo.

 

Los Diez Mandamientos del Supervisor.

 

1.- Analice y programe el empleo de su tiempo. El tiempo es su más precioso recurso y, además, irrecuperable. Se avaro con él.

2.- El respeto a la dignidad de las personas es la clave de las relaciones humanas. Otorgue sin discriminaciones, un trato ecuánime, considerado y respetuoso a sus colaboradores.

3.- La buena supervisión es aquella que logra un justo equilibrio entre los derechos e intereses de los colaboradores de la empresa y los de sus propietarios. Busque siempre este equilibrio.

4.- Supervisor sensato es el que mantiene una honrada posición entre el presente y el futuro en cuanto al objetivo de obtenerse beneficios crecientes. No sacrifique el porvenir de la empresa para mostrar este año utilidades espectaculares.

5.- No concentre funciones. Asuma el riesgo de delegar. Así desarrollará el potencial latente de sus colaboradores y podrá dedicar más tiempo a su trabajo especifico de dirección.

6.- No es posible el desarrollo de una empresa sin el desarrollo de sus recursos humanos. Sea un maestro en seleccionar, promover, estimular y educar a sus colaboradores.

7-. Como miembro del sector dirigente más dinámico de la sociedad, el supervisor debe estar a la vanguardia en la permanente adquisición de conocimientos. Manténgase al día en formación / información.

8.- Todo negocio tiene sus líneas productivas básicas. Cuando piense en el desarrollo de nuevas líneas, no desperdicie lo cierto por andar t5ras lo incierto. Sueñe un poco pero jamás deje de ser hombre realista.

9.- Los actos y ventajas indebidos impugnan a la integridad moral. No viole los principios éticos ni aun en beneficio de la empresa, será su mejor decisión de supervisor.

10.- Todo no ha de ser negocios, no caiga en la unidimensionalidad. Enriquezca su vida en el amor y el afecto a su cónyuge, sus amistades, sus hijos, la humanidad, la naturaleza; y en la atención y el entusiasmo por otros valores humanos.